10 مرحله تهیه ثبت دارایی

مرحله 1: هدف و محدوده را تعریف کنید قبل از شروع آماده سازی ثبت دارایی، ضروری است که هدف و محدوده ثبت دارایی را به وضوح تعریف کنید. تعیین کنید که چه دارایی هایی باید شامل شود، آیا محدود به یک بخش خاص است یا کل سازمان را پوشش می دهد، و هدف شما از طریق ثبت دارایی برای دستیابی به چه اهدافی است.

مرحله 2: شناسایی دارایی‌ها در مرحله بعد، باید تمام دارایی‌هایی را که باید در ثبت گنجانده شوند، شناسایی کنید. یک فهرست کامل از دارایی های سازمان خود در تمام بخش ها یا مکان ها انجام دهید. این ممکن است شامل بازرسی های فیزیکی یا بررسی سوابق موجود مانند سفارشات خرید، فاکتورها و گزارش های نگهداری باشد.

مرحله 3: جمع آوری اطلاعات همه اطلاعات مربوط به هر دارایی را جمع آوری کنید. این شامل جزئیاتی مانند شرح دارایی، شماره سریال، شماره مدل، تاریخ خرید، اطلاعات تامین کننده/فروشنده، جزئیات ضمانت، هزینه خرید، امید به عمر مفید و هر داده مرتبط دیگری است.

مرحله 4: طبقه بندی دارایی را تعیین کنید دارایی های خود را بر اساس نوع یا ماهیت آنها دسته بندی کنید. این طبقه بندی را می توان با توجه به نیازهای سازمان شما سفارشی کرد، اما معمولاً شامل دسته هایی مانند مبلمان و وسایل، ماشین آلات و تجهیزات، وسایل نقلیه، زمین و ساختمان می شود.

مرحله 5: اختصاص شناسه های منحصر به فرد برای شناسایی و ردیابی آسان، شناسه های منحصر به فرد را به هر دارایی اختصاص دهید. این کار را می توان با استفاده از شماره سریال یا برچسب بارکد انجام داد. شناسه های منحصر به فرد باید همراه با سایر اطلاعات مربوطه در ثبت دارایی ثبت شوند.

مرحله ۶: مکان‌های دارایی را ایجاد کنید مکان هر دارایی را در سازمان خود ثبت کنید. این می تواند به اندازه یک شماره اتاق خاص یا به اندازه یک بخش یا سایت عمومی باشد. داده های مکان دقیق به مدیریت حرکت دارایی، ردیابی استفاده و انجام ممیزی های فیزیکی کمک می کند.

مرحله 7: تعیین وضعیت دارایی وضعیت هر دارایی را ارزیابی کرده و آن را در ثبت ثبت کنید. این اطلاعات برای برنامه ریزی تعمیر و نگهداری، شناسایی دارایی هایی که نیاز به تعمیر یا تعویض دارند و تخمین عمر مفید باقیمانده آنها بسیار مهم است.

مرحله 8: سابقه نگهداری و تعمیرات را ثبت کنید گزارشی از تمام فعالیت های تعمیر و نگهداری انجام شده در هر دارایی نگهداری کنید. این شامل تعمیر و نگهداری برنامه ریزی شده، تعمیرات، ارتقاء و هر گونه هزینه مرتبط است. ردیابی تاریخچه تعمیر و نگهداری به شناسایی مسائل تکرارشونده، ارزیابی عملکرد دارایی و بهینه سازی برنامه های تعمیر و نگهداری کمک می کند.

مرحله 9: افراد مسئول تعیین کنید افراد یا بخش‌هایی را که مسئول مدیریت، نگهداری و نگهبانی هر دارایی هستند، شناسایی کنید. نقش ها و مسئولیت ها را برای اطمینان از پاسخگویی و ساده سازی ارتباطات در مورد موضوعات مرتبط با دارایی به وضوح تعریف کنید.

مرحله 10: پیاده سازی سیستمی برای به روز رسانی های منظم فرآیندی را برای به روز رسانی منظم ثبت دارایی ایجاد کنید تا تغییراتی مانند خرید جدید، واگذاری، انتقال، یا تغییر در وضعیت دارایی را منعکس کند. شخصی را که مسئول نگهداری ثبت نام است تعیین کنید و برنامه ای برای بررسی های دوره ای و به روز رسانی ها تنظیم کنید.

نکات بهینه سازی:

1. استفاده از نرم افزار مدیریت دارایی: استفاده از نرم افزار تخصصی مدیریت دارایی را در نظر بگیرید که فرآیند ایجاد و نگهداری یک ثبت دارایی را ساده می کند. این ابزارها اغلب ویژگی‌هایی مانند ضبط خودکار داده‌ها، اسکن بارکد، قابلیت‌های گزارش‌دهی و ادغام با سیستم‌های دیگر را ارائه می‌دهند.
2. انجام ممیزی های منظم: ممیزی های فیزیکی منظم را برای تأیید صحت ثبت دارایی انجام دهید. این تضمین می‌کند که همه دارایی‌ها به حساب می‌آیند و به شناسایی اختلافات بین داده‌های ثبت‌شده و دارایی‌های واقعی کمک می‌کند.
3. ادغام با سیستم های مالی: ثبت دارایی را با سیستم های مالی سازمان خود ادغام کنید تا گزارشگری مالی دقیق، محاسبات استهلاک، و فرآیندهای بودجه بندی را تسهیل کنید.
4. تکنولوژی RFID را اجرا کنید: استفاده از فناوری شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) را برای خودکارسازی ردیابی و نظارت دارایی کاوش کنید. RFIبرچسب‌های D را می‌توان به دارایی‌ها متصل کرد و امکان شناسایی و ردیابی موقعیت مکانی را در زمان واقعی فراهم می‌کند.
5. اجرای راه حل های موبایل: دسترسی تلفن همراه به ثبت دارایی را فعال کنید، به پرسنل مجاز اجازه می دهد اطلاعات دارایی را در حال حرکت به روز کنند. این کارایی را بهبود می بخشد و احتمال خطاهای ورود داده را کاهش می دهد.

روش های جدید:

1. یکپارچه‌سازی اینترنت اشیا (IoT): یکپارچه‌سازی دستگاه‌های اینترنت اشیا با ثبت دارایی خود را برای جمع‌آوری داده‌های بلادرنگ در مورد استفاده، عملکرد و شرایط دارایی کاوش کنید. حسگرهای اینترنت اشیا می توانند بینش های ارزشمندی را برای نگهداری و بهینه سازی فعال ارائه دهند.
2. تجزیه و تحلیل هوش مصنوعی (AI): از ابزارهای تحلیلی مبتنی بر هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌های دارایی و شناسایی الگوها، ناهنجاری‌ها یا خطرات احتمالی استفاده کنید. الگوریتم‌های هوش مصنوعی می‌توانند در پیش‌بینی نیازهای تعمیر و نگهداری، بهینه‌سازی استفاده از دارایی، و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده کمک کنند.
3. فناوری بلاک چین: برای افزایش امنیت و شفافیت ثبت دارایی خود، از فناوری بلاک چین استفاده کنید. بلاک چین یک پلت فرم غیرمتمرکز و ضد دستکاری برای ثبت تراکنش های دارایی و تاریخچه مالکیت فراهم می کند.

منابع : 

1. سازمان بین المللی استاندارد (ISO) – ISO استانداردها و دستورالعمل های مربوط به جنبه های مختلف مدیریت دارایی، از جمله ثبت دارایی ها را ارائه می دهد.
2. موسسه مدیریت دارایی (IAM) – IAM یک نهاد حرفه ای است که منابع و انتشاراتی را در مورد بهترین شیوه های مدیریت دارایی ارائه می دهد.
3. وب‌سایت‌های دولتی – وب‌سایت‌های دولتی کشورهای مختلف اغلب دستورالعمل‌ها و الگوهایی را برای ایجاد یک ثبت دارایی متناسب با سازمان‌های بخش عمومی ارائه می‌کنند.

در حالی که از این منابع برای ارائه پاسخ جامع استفاده شده است، مهم است که هنگام تهیه یک ثبت دارایی از استانداردهای صنعتی، مقررات یا توصیه‌های حرفه‌ای مرتبط با الزامات سازمان خود استفاده کنید.